La domanda che ricorre con più frequenza nella pratica del deposito telematico non riguarda tanto il funzionamento tecnico degli strumenti di sottoscrizione, quanto la loro qualificazione giuridica: l'avvocato che si trova davanti a un file da depositare, o a un documento ricevuto dalla controparte, deve sapere se la firma apposta sia quella richiesta dalla norma processuale e quale valore probatorio esprima. La confusione tra firma elettronica semplice, firma elettronica avanzata, firma elettronica qualificata e firma digitale è frequente e non è un tecnicismo: da essa dipendono l'ammissibilità del deposito, la validità dell'atto e, in sede di impugnazione o di contestazione, l'esito della prova. Il quadro normativo di riferimento è il Regolamento eIDAS (Regolamento UE n. 910/2014), integrato dal Codice dell'amministrazione digitale (d.lgs. n. 82/2005, come modificato dal d.lgs. n. 179/2016 e dal d.lgs. n. 217/2017), che ha ridefinito la materia superando la precedente impostazione del CAD e coordinandola con il diritto europeo.
Le quattro species di firma elettronica
Il Regolamento eIDAS costruisce una scala graduata di strumenti di sottoscrizione, a ciascuno dei quali corrisponde un diverso livello di affidabilità e, di riflesso, un diverso regime probatorio. Alla base si colloca la firma elettronica semplice, definita dall'art. 3, n. 10, come «dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare». Si tratta di una nozione volutamente ampia, che ricomprende anche una semplice scansione della firma autografa inserita in un documento o un codice alfanumerico: la sua attitudine a identificare il firmatario è meramente presuntiva e, in caso di contestazione, dovrà essere dimostrata con ogni mezzo.
Un gradino sopra si trova la firma elettronica avanzata, disciplinata dall'art. 26 del Regolamento, che richiede il collegamento univoco al firmatario, la capacità di identificarlo, la sua creazione con mezzi che il firmatario può mantenere sotto il proprio controllo esclusivo e il collegamento ai dati sottoscritti tale da rilevare qualsiasi modifica successiva. La firma elettronica qualificata è un tipo particolare di firma avanzata, creata mediante un dispositivo qualificato e basata su un certificato qualificato: è questa la categoria che il Regolamento considera dotata di un'efficacia rafforzata, con un'inversione dell'onere della prova in ordine all'autenticità e all'integrità del documento. La firma digitale, infine, non è una categoria autonoma del diritto europeo ma una species del diritto interno: l'art. 1, comma 1, lett. s), del CAD la definisce come «un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro», che consente al titolare di rendere manifesta la provenienza e al destinatario di accertarla.
Il valore probatorio del documento informatico sottoscritto
La distinzione tra le categorie non è fine a sé stessa, ma si traduce in un diverso trattamento probatorio. Il Regolamento eIDAS, all'art. 25, stabilisce che a una firma elettronica non può essere negato l'effetto giuridico e l'ammissibilità come prova in giudizio per il solo fatto di essere in forma elettronica o di non basarsi su un certificato qualificato: si tratta di un principio di non discriminazione, che però non equipara gli effetti delle diverse tipologie. La firma elettronica qualificata gode di una presunzione legale di autenticità e integrità, che si traduce nell'inversione dell'onere della prova a carico di chi contesti la sottoscrizione. Il CAD, all'art. 20, comma 1-bis, dispone che il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia prevista dall'art. 2702 c.c., ossia fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritto.
«Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata, è idoneo a soddisfare il requisito della forma scritta e, se non diversamente disposto, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile» (art. 20, comma 1-bis, d.lgs. n. 82/2005).
Il comma 2 del medesimo art. 20 completa il quadro con una regola di carattere processuale di notevole rilievo pratico: il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, se non è stato formato con le modalità indicate, è liberamente valutabile in giudizio in relazione alle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. La conseguenza è che la parte che produce un documento informatico sottoscritto con firma qualificata non deve provare l'autenticità della sottoscrizione: sarà la controparte a dover dimostrare, con querela di falso o con altri mezzi, che la firma è stata apposta da altri o che il documento è stato alterato. Viceversa, chi produce un documento con firma semplice o avanzata dovrà essere pronto a dimostrarne l'affidabilità, anche attraverso la testimonianza del firmatario o la perizia tecnica.
La firma richiesta per il deposito telematico degli atti processuali
Venendo al deposito telematico, la regola operativa è fissata dalle specifiche tecniche emanate con provvedimento del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia, aggiornate periodicamente, e dalle norme processuali che le richiamano: l'art. 16-bis del d.l. n. 179/2012, convertito con modificazioni dalla legge n. 221/2012, e, per il processo civile, l'art. 196-decies delle disposizioni di attuazione del codice di procedura civile. Il deposito degli atti endoprocessuali deve avvenire in formato PDF e deve essere sottoscritto con firma digitale o con firma elettronica qualificata: la firma semplice, anche se avanzata, non è sufficiente. La ratio è evidente: il deposito telematico sostituisce la consegna materiale dell'atto in cancelleria e la sottoscrizione autografa davanti al funzionario, sicché lo strumento di sottoscrizione deve offrire garanzie equivalenti di provenienza e integrità.
Nella pratica, la firma digitale (PAdES o CAdES) è lo strumento ordinariamente utilizzato dagli avvocati per il deposito, perché il certificato è rilasciato dai prestatori di servizi fiduciari qualificati accreditati e la verifica è automatica da parte del gestore del punto di accesso. La firma elettronica qualificata, pur giuridicamente equivalente, è meno diffusa nella prassi forense e richiede che il dispositivo di creazione della firma sia qualificato ai sensi dell'allegato II del Regolamento eIDAS: un token o una smart card che soddisfino i requisiti. Attenzione, però: non ogni firma «elettronica» apposta con un servizio di firma remota o con un'applicazione cloud è qualificata; occorre verificare che il prestatore sia iscritto nell'elenco dei prestatori di servizi fiduciari qualificati tenuto dall'Agenzia per l'Italia digitale e che il certificato riporti l'indicazione della qualificazione.
Gli errori più frequenti nella prassi
Il primo errore, e il più insidioso, è la sottoscrizione del solo atto principale e non degli allegati che ne costituiscono parte integrante: la giurisprudenza di legittimità, in un orientamento consolidato, ha chiarito che gli allegati devono essere sottoscritti o, quanto meno, richiamati in modo tale da renderne certa la provenienza, e che la mancata sottoscrizione degli allegati può comportare l'inammissibilità del deposito o l'irritualità dell'atto. Il secondo errore riguarda la dimensione del file: il superamento dei limiti dimensionali previsti dalle specifiche tecniche impone la suddivisione in più file, ciascuno dei quali deve essere sottoscritto, e non la compressione del documento in formato non consentito. Il terzo errore è di natura temporale: il deposito si considera perfezionato nel momento in cui il gestore genera la ricevuta di avvenuta consegna, non nel momento in cui l'atto viene caricato, sicché un deposito effettuato pochi minuti prima della scadenza può risultare tardivo se la ricevuta riporta una data successiva.
Un quarto ordine di problemi riguarda la verifica della firma della controparte: l'avvocato che riceve un atto notificato o depositato in formato elettronico deve controllare non solo la presenza della firma, ma anche la validità del certificato al momento della sottoscrizione e l'assenza di modifiche successive. La revoca o la scadenza del certificato non inficia la validità della firma apposta in epoca anteriore, ma la verifica richiede l'accesso a strumenti di validazione che tengano conto del momento della sottoscrizione. Un ultimo errore, frequentissimo, è la conservazione del documento in formato diverso da quello originale: la stampa di un PDF firmato e la successiva scansione producono un documento privo di firma, la cui efficacia probatoria è quella di una copia semplice.
La conservazione dei documenti informatici
La sottoscrizione è condizione necessaria ma non sufficiente: il documento informatico deve essere conservato con modalità idonee a garantirne l'integrità e la leggibilità nel tempo. Il CAD, agli artt. 43 e 44, disciplina il sistema di conservazione, che deve essere realizzato secondo le regole tecniche e affidato a un conservatore accreditato presso l'AgID. L'avvocato che conservi i documenti su supporti propri o su servizi cloud non qualificati non viola necessariamente alcun obbligo, ma si espone al rischio che, in caso di contestazione, non sia in grado di dimostrare l'integrità del documento e la sua riferibilità al momento della sottoscrizione. La conservazione a norma, con l'apposizione del riferimento temporale e la verifica periodica dell'integrità, è dunque la cautela minima per i documenti destinati a essere prodotti in giudizio a distanza di anni.
Va inoltre considerato il rapporto tra firma e marca temporale: la prima garantisce la provenienza e l'integrità del documento, la seconda ne attesta l'esistenza a una certa data. Per gli atti processuali la marca temporale non è richiesta, perché la ricevuta di deposito assolve alla funzione di data certa; per i documenti negoziali o per le comunicazioni stragiudiziali, invece, l'apposizione della marca temporale può essere opportuna, soprattutto quando sia necessario dimostrare che un determinato contenuto è stato formato prima di un certo momento. La scelta dello strumento, in definitiva, va calibrata sull'uso che del documento si farà: un conto è l'atto da depositare in cancelleria, altro è la corrispondenza professionale o il contratto sottoscritto con il cliente.
Cosa fare in pratica
Prima di ogni deposito, occorre verificare che il certificato di firma sia valido alla data di sottoscrizione, che il prestatore sia qualificato e che il file sia in formato PDF/A o comunque in formato consentito dalle specifiche tecniche, controllando la dimensione e la sottoscrizione di ogni allegato. È buona regola conservare la ricevuta di avvenuta consegna e la ricevuta di posta elettronica certificata insieme all'atto depositato, in un fascicolo digitale dedicato, e non affidarsi alla sola copia presente nel gestore del punto di accesso, che non è un sistema di conservazione a norma.
Sul versante della controparte, la verifica della firma deve essere fatta con strumenti di validazione che tengano conto del momento della sottoscrizione, e non con il solo controllo della data di scadenza del certificato. Quando si riceve un atto in formato elettronico, è opportuno conservarne il file originale senza conversioni e senza stampe, perché la stampa e la successiva scansione fanno perdere la firma e il documento assume il valore di una copia semplice.
Infine, per i documenti destinati a essere prodotti in giudizio a distanza di tempo, la conservazione a norma presso un conservatore accreditato è la cautela più solida: consente di dimostrare l'integrità del documento e la sua riferibilità temporale, e mette l'avvocato al riparo dalle contestazioni sulla genuinità del file. La scelta tra firma digitale e firma elettronica qualificata, sul piano del deposito, è in larga misura indifferente; ciò che conta è che si tratti di firma qualificata e che il documento sia stato formato, sottoscritto e conservato secondo le regole tecniche.
